Документы кадрового учета обязательные 2021

Работники отдела кадров разрабатывают нормативные акты для своей организации, документы по учету и движению кадров, рабочему времени и расчету с персоналом, учетно-регистрационной документации.
Вести кадровое делопроизводство обязывает законодательство Республики Беларусь, а следит за исполнением подразделение Министерства Юстиции – Государственная архивная служба. Вести его грамотно – значит прописывать правила взаимоотношений между работниками и работодателем.
Сначала нужно изучить законодательные акты.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:

  1. Прописать в нормативных актах алгоритм взаимодействия отделов и подотделов компании.
  2. Определить нормы оформления документов и процесс распределения по отделам.
  3. Указать в должностных инструкциях, что сотрудники должны по правилам оформлять документы.
  4. Не подходить к работе формально.

Все кадровые документы по работникам разделяются по следующим тематикам:

  • конкретизируют, как должна составляться кадровая документация;
  • определяют, сколько документы находятся на рассмотрении у работников;
  • регламентируют то, как сотрудники должны составлять, проверять, передавать другим подразделениям, утверждать кадровые документы;
  • устанавливают порядок регистрации учета, хранения и выдачи документов;
  • устанавливают и разграничивают ответственность за работу с документацией;
  • закрепляют конкретные функции за должностями.
  • страховой номер лицевого счета;
  • ФИО работника;
  • дата и место рождения;
  • пол (мужской/женский);
  • дата регистрации в системе персонифицированного учета;
  • должность и подпись работника ПФР, выдавшего такую справку.

Использование уведомлений из ПФР вместо СНИЛС

В соответствии с п. 2 ст. 1 №216-ФЗ от 26.07.2021 за выпуск на линию транспортного средства, не оборудованного тахографом или же использующегося с нарушением требований, прописанных в законе, предусмотрены следующие виды штрафов:

Взыскание штрафов за отсутствие тахографа

  • Москва: +7 (499) 110-86-72 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07 .
  • название места трудоустройства;
  • период приема на работу с указанием подразделения, должности, квалификации и т. д.;
  • сведения о переводе или увольнении сотрудника.
  • коллективный договор (при его наличии);
  • ПВТР;
  • трудовые договоры (контракты) работников;
  • графики работ (сменности);
  • положения о структурных подразделениях организации;
  • табели учета использования рабочего времени.
Еще почитать --->  Декларация на ребенка при продаже доли квартиры как заполнить декларацию

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников 7 личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Документы личного дела должны быть помещены в отдельную обложку. На обложке следует указать заголовок личного дела (фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Проверяем содержание локальных правовых актов и ознакомление с ними работников

4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).

Главное новшество в кадровом делопроизводстве в 2021 году – это введение электронных трудовых книжек (Законопроект № 748744-7). Об отмене трудовых книжек говорили уже давно. С 2021 года это станет реальностью. Переход на новый формат будет постепенным и займет весь следующий год.

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Положение о кадровом делопроизводстве 2021 года

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. В 2021 году все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Еще почитать --->  В каком месте ставится печать на счетах

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения (подп.165.5 п.165 Инструкции).

В итоговой записи номенклатуры дел целесообразно указывать общее количество дел по каждой категории дел и отдельно указывается количество дел с документами в электронном виде, электронными документами и информационными ресурсами, а также количество гибридных дел по форме согласно приложению к Методическим рекомендациям № 56.

Ошибка 9. Итоговая запись

Новые Методические рекомендации по ведению делопроизводства по административным процедурам. Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 23.05.2021 № 20.

При установлении порядка и условий предоставления дополнительного отпуска за стаж работы в отрасли полагаем целесообразным в локальном правовом акте организации оп­ределить конкретный порядок ис­числения указанного стажа (какие периоды и в каких организациях учитываются).

В разъяснениях Минтруда и соцзащиты по вопросам совершенствования оплаты труда работников бюд­жетных организаций от 09.04.2021 говорится, что стаж работы по специальности (в отрасли) с 01.01.2021 не учитывается.

Надбавка за стаж

В соответствии со ст. 159 ТК работникам, имеющим продолжительный стаж работы в одной организации, отрасли, наниматель может устанавливать дополнительный отпуск за продолжительный стаж работы до 3 календарных дней.

С 2021 года изменился срок хранения документов по бухгалтерскому, кадровому и налоговому учету. Некоторые документы нужно хранить дольше, а некоторые — меньший срок, чем раньше. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила таблицу с новыми сроками хранения документов и рассказала подробно про изменения.

Еще почитать --->  Стоимость питания в детском саду в 2021 году в пскове

Изменения в сроках хранения документов с 2021 года

Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов в 2021 года. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.

Таблица со сроками хранения всех документов в 2021 году: налоговых, кадровых и бухгалтерских

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, договорах гражданско-правового характера и авторского заказа, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, военные билеты, удостоверения).

Оформлением электронных подписей работникам, а также финансированием всех расходов, связанных с ведением электронных кадровых документов, касающихся трудовых отношений, будут заниматься работодатели. Работники никаких дополнительных расходов нести не будут.

Предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведет электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом РФ , с другой — многочисленные обращения работников. В основном, дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе. Таких обстоятельств достаточно много.

Что случилось?

Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе. Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе. При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.